Organizzare un congresso significa mettere insieme tanti servizi  e lavorare duro per mesi, prima di poter far vedere il risultato di tanta fatica.

Il team di Nosilence

Per prima cosa bisogna creare un team qualificato, suddiviso in piccoli gruppi a seconda delle aree di intervento.

Un gruppo si occuperà della parte creativa, un altro della pianificazione e della progettazione, mentre un terzo gruppo focalizzerà l’attenzione sul target dei partecipanti.

Pianificazione e progettazione

Il team che si occupa della progettazione ed organizzazione di congressi aziendali, stabilisce per prima cosa la tempistica dello stesso.

Tale tempistica è variabile a seconda del tipo di congresso, ma in linea di massima la fase di preparazione richiede circa 3 mesi.

Una volta trovata la location ideale a Roma e ottenuti i permessi ufficiali, bisogna decidere la data.

La progettazione operativa stabilisce una timeline, dove ad ogni periodo corrisponde un’azione da fare.

In questa fase i tre team lavorano a stretto contatto, tramite riunioni e briefing sull’andamento del processo organizzativo.

A questo punto possono essere coinvolte ulteriori figure professionali, per ogni aspetto da curare: dall’accoglienza, al catering, ai rappresentanti, fino ai servizi di trasporto per i partecipanti.

Convegni e meeting aziendali 

Quando la lista dei partecipanti principali è pronta, compresa quella dei relatori direttamente coinvolti nel congresso, il team continua a lavorare affinché l’evento possa avere una partecipazione consistente.

L’attività di promozione è fondamentale per la buona riuscita di un congresso; solitamente si crea una mailing list e un sito web apposito per raccogliere ulteriori partecipazioni.

Un comunicato stampa con l’esposizione di obiettivi e contenuti, sarà inviata ai principali organi mediatici.

Il giorno del congresso

Terminata la prima fase preparativa, bisogna organizzare al meglio la timeline del congresso.

Ad ogni ora corrisponderà un determinato intervento, e ogni relatore sarà messo al corrente della pianificazione temporale.

Fondamentale sarà il coordinamento da parte di un presentatore; si può trattare dell’organizzatore stesso o di un personaggio molto conosciuto nell’ambito, che faccia da traino per una partecipazione massiccia del pubblico.